举办会议的各方都希望能有更多的参会者，他们欢迎一切老客户和新的潜在客户来参加会议。在吸引参会者方面，这里有几点值得借鉴：
会前准备充分
会前准备对于会议的成功举办有着非常重要的作用。
第一，会议前必须首先对会议的目的有清楚地了解，与会各方达成共同明确的目标，或吸引更多参会者，或获取更多利润，或二者兼有。
第二，确定会议成功的标准，即参会者和利润的增长率达到什么程度才能算是会议的成功?
第三，对市场要有很好的定向，当然不可采用一种笼统的调查方式。
第四，突出会议亮点，关注客户需要。
第五，了解客户期望获得交流的方式，是通过邮件、电话还是传真?
第六，与一些有声望的作家和设计者合作，使得媒体报道更为符合观众期望。
第七，培训所有工作人员，提升他们各方面的素质与能力。
第八，在举办方出版的刊物和相关网站上作广告。
第九，相关的公关规划很有必要。
会议内容新鲜
确保会议的内容新鲜，又是观众最需要了解的。在分组会议中，要提供行业同仁之间面对面的交流的机会；讨论针对行业问题的商业解决方案；为参会者提供与行业专家交流的机会。
吸引参会战略到位
要全面并积极地介绍会议发展前景；提前并经常提醒有参会意向的观众；提供以往参会观众的书面感谢；个性化邮件和信件通知；要主题鲜明；相关满意保证制度也需确定。
多种方式吸引以往参会者
提供参会折扣给以往参会者及其陪同者；为他们提供秘书专属服务和赠券等；网上轻松注册；允许以往参会者查看参会名单。
邀请重量级嘉宾
邀请重量级嘉宾也是吸引更多参会者的一个手段。
Pri-Med公司曾为其六大区域会议及展会如何吸引更多观众而伤透脑筋。在近期举办的一次会议上，公司推出了一项主题演讲嘉宾计划，来吸引更多的观众。
首先，Pri-Med找到了一位通过对DNA研究而在现代医学领域获得诺贝尔奖的科学家，并邀请他做会议的主题演讲。
接着，在科学家正式露面之前，公司先举办了两个全国性新闻发布会，对科学家所取得的重大成就进行了详细介绍。
然后，50000 个有参会意向的人都收到了一张关于会议简介的卡片，这样他们就会更多地注意，并怀有极大的兴趣来听科学家的演讲。同时，5000名已注册的参会者和15000 未注册的目标参会者都收到了个性化邮件。
最后，这位科学家的照片、个人和演讲介绍在会议现场都得以体现。
结果是显而易见，Pri-Med的努力取得了成功，这次会议的参会者达到了空前之多。尽管有一定数量的参会者是冲着这位科学家来的。