一、基本事项
1. 展览会名称或展览项目名称(全称、简称、中文、外文)
2. 展览日期
3. 开馆时间
4. 会场地点
5. 会场使用日期
6. 展览内容
7. 展览性质(贸易、批发、零售、宣传、招商等)
8. 观众性质和入场方式
9. 展出者数
10. 展出目的
11. 展出内容
12. 展出面积、展出规模(参展公司数等)
13. 主办者
14. 协办者、赞助者、支持者
15. 承办者
(该概要主要供有关领导和部门掌握，并可以做宣传基本资料)
二、总体安排
1. 成立筹备组，筹备人员分工
2. 制定工作方案
3. 制定工作日程
4. 制定费用预算
5. 确定合作者，商量分工、落实方案、签订协议
6. 召开筹备人员会议
三、设计实施
1. 设计
(1) 确定设计整体要求、风格、标志、色调等
(2) 选择或委托设计人员或设计公司并交代设计要求
(3) 进行场地和施工设计：平面设计、单元设计、施工设计、道具设计
(4) 宣传设计：广告、海报、资料、资料袋、信封、信纸等
(5) 特殊设计：大门、装饰、问讯台等
(6) 内部审查、外部(展览会等)审查
(7) 修改设计
(8) 向参展公司提出设计施工方面的要求
2. 施工：选择、委托施工公司(索报价、洽谈、签约)，安排、监督施工
3. 会场
(1) 确定面积
(2) 索资料和图纸(规定、图纸、申请表、合同等)
(3) 选择场地、租用场地
(4) 基本设施：地面、负荷、照明、电、水、气、空调、消防、扩音设备、仓库、办公室、会议室等
(5) 需要注意的事项：通道宽度、紧急出口、禁止明火、禁烟、限高等
(6) 展期的展场管理、保卫、清扫
4. 展台
(1) 基本设施：尺寸、用料、地面覆盖物、地毯、框、架、板、司标板、照明、桌、椅、废纸篓等
(2) 租用设施：展柜、展架、模型、模特儿、衣架、灯具、花草等
(3) 其他服务：电、水、气等
5. 办公室、接待室、备餐室、休息室
(1) 家具：沙发、茶几、办公桌、椅、备餐桌等
(2) 用具：电话、传真、复印机、打字机、电脑、冰箱、烧水器、炉、茶具、咖啡具等
6. 道具运输，包括去程和回程：道具装箱、制作清册等
7. 施工安排
(1) 特殊道具制作：文图、大门、问讯台等
(2) 现场施工，包括搭建、展品布置和拆除：日期、时间、人员、监督、交接
(3) 展出期间展台维护
