所谓策划既是策略和规划，是从全局的、前瞻的、长远的、动态的角度对某种活动进行安排和部署，为活动目标顺利成功的实现奠定基础。所以，会展策划既是为会展活动的顺利进行、会展目标的顺利实现而在展前、展中、展后对各个细节、步骤及其目标的完成进行全方位、多角度规划。
会展策划是现代营销的最有效方式。会展策划包括会议策划和展览策划。所以会展策划关键就是做好这两方面的工作。
一方面，会议策划要使会议能切实的达到信息交换的目的。
另一方面，展览策划就是要使各种各样的展览能到达产品展示和技术交流的目的。在这两种情况下，要充分利用现有的条件和资源，用最有效率的方式，以最小的成本获得最大的收益为准则达到营销活动预定目标。
会展策划是一项庞大而复杂的工程。需要大量的人力、物力和财力，还要周密的布置和安排以及必须的一些程序。
首先，任何一次会展活动都需要事前充分的市场调研。调研的内容包括市场前景分析、同类会展的竞争能力分析、本次会展的优势条件分析、潜在客户需求调查等。
第二，会展决策应该考虑营销需求、市场条件、营销方式、内部条件等因素。然后需要进行会展目标市场的定位与制定会展营销计划。
第三，制定媒体策略。现代社会，人与人之间、企业与企业之间都需要交流，而信息交流的主要载体是各种各样的煤体。会展组织者要根据有限的广告预算以及举办会议或者展览会的需要和条件，来选择合适的媒体，在选择媒体的类型时需要综合考虑目标受众的媒体习惯、产品性质、信息类型以及广告成本等因素。
第四，制定设计策略。商业展览展示设计是以传达展览信息、吸引参观者为主要技能的有目的、有计划的环境、展台、展品设计。设计策略要详细具体，操作性强。
第五，制定预算方案。预算方案指定的好坏直接影响会展的收益以及效益。预算方案的制定要有计划、有步骤，不断更新信息。一般来说制定一份会展预算应包括以下内容：1.历史数据。2.行政管理费。3.收益。4.固定费用。5.可变费用。6.详细开列的项目。7.调整控制。
第六，撰写策划方案。包括从构想、分析、归纳、判断，一直到拟订策略、方案的实施、事后的追踪与评估过程。广义的会展策划可以涵盖经市场调查而成生的市场可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策略方案、宣传手册等，包括围绕会展展前、展中、展后所有的策划文案。
第七，实施效果评估。会展的后续工作很多，实施效果评估是最重要的一种。
总之，会展策划在现代社会中占有越来越高的地位，在开拓市场、巩固市场等方面发挥着重要的作用。
