如何参加欧洲的展览会呢？作为德国科隆国际展览公司中国代理的德信公司总裁葛友勤先生，在刚刚闭幕的Interexpo China 2001（展中展）同期举办的专题会上，向中国同行和企业界人士做了介绍。
葛友勤先生将参展过程分为展前、展中和展后三个阶段一一介绍。
展览会前的准备工作
葛先生说，过去的经验表明，中国企业去欧洲参展或做生意准备都不够充分，他们不了解当地对商品质量的要求、经销体系以及当地的生活条件。而是筹备阶段恰恰是进行业务的成功基础。
总裁先生按时间顺序介绍说，在展览会前12个月到9个月应更多地了解市场和展览会。首先是收集信息，这些信息包括：市场信息、行业信息、地区经济信息和展览会信息。既然要参加展览会，就应该了解：
1.展览会的类型、目标定位、知名度和成效性；
2.参观费用、参观者的专业性、参观者的区域性、参展商的区域性；
3.主办者、协办者、时间、地点；
4.参展条件、展品范围、报名截止日期、参展费用等信息。
这些信息您可以通过因特网有针对性地检索搜集，同时更为重要的手段是进行市场调研，葛先生强调，在市场调研上花的每一分钱都会得到超值的回报。他指出，中国的很多企业没有进行市场调研就参加展览会，不仅花费了大量人力、财力，结果还未能寻找到目标顾客。另外，在欧洲，一般都是供货商联系客户，那么您就可以向有关公司购买欧洲相关行业所有客户和进口商的通讯资料，并与他们在展前取得联系，邀请他们到你的展台去参观。
其次是评估信息，拟参展者通常要问自己参加展览会要达到哪些目标？哪些产品应在展览会上展出？企业自身是否具有相应的条件？估计会发生哪些费用？这些问题有助于企业了解市场现状和发展趋势，认识竞争对手和竞争状况，认识新的供应商、了解出口可能性、开辟合作形式，提高企业的知名度的总体目标；加深与现有客户的联络、恢复与以前客户的联络、建立与潜在客户的联络的联络目标；探测价格谈判空间和支付条件、展示产品质量、介绍服务质量、提高短期和长期的销售额的销售目标；拓展销售渠道、寻找代理商、设立分散的销售仓库的分配目标；检验所有产品或每个产品在市场上的接受性、展现产品和服务的功能、完善产品和服务的功能。
而到展览会前9个月到6个月就该进入个人的准备阶段，因为人们对一个地区越熟悉，那么他们就越能了解和理解这个地区和这个地区的人。这是将来在展览会上进行商务联络的一个重要前提，因为当地的客户会立刻察觉，他们的对手对这个国家是否有所准备以及对有些日常禁忌是否有所了解。当然需要了解的内容涉及了政治、经济、文化、语言等领域，自然是越多越好。
展览会前6个月到3个月时，您就应已完成设计展台、确定展台标牌和图案、委托展台搭建商、仔细研究参展商手册、邀请客户、培训参展人员、寻求官方联系、确定旅行日期、核算费用总额等琐碎而又或不可缺的工作。
最后的3个月内您是否备好所有合同和订单的复印件、展品（图文资料、名片、姓名牌等）、旅行（护照复印件、机票、信用卡、签证）、备用资金（临时人员、交通、住宿、饮食等）；是否留下旅店、主办者的电话/传真号码及展台号、注意时间差、约定联络时间；是否随身带上了知名作家的游记、旅游及语言指南和地图资料？
展览会期间的忠告
葛友勤先生依据以往中国企业在欧洲参加展览会的经验教训，总结了几点展会应该做的和不应该做的，希望中国欲参展企业可以借鉴。他说，有吸引力的展台设计、整洁陈列产品、中英文对照的产品说明书、训练有素英语流利的展台工作人员、保持整洁都会树立和提高公司形象和知名度有很大帮助的。他同时强调，举办研讨会或产品介绍会，能传播产品发展信息，提高公司形象和知名度起到事半功倍的效果。同时，据一项权威研究表明，您花在摊位如果是1元钱，那么花在摊位搭建、同期广告、新闻发布等方面的费用将为8元。
特别要注意的是，为了中国企业的国际形象，请别在展台吃东西、喝水或抽烟，也请您别坐着，因为很多国外观众对此很反感。更不要在专业展览会上卖样品，因为你所面对的是专业观众而不是普通的消费者。他举例说，在一个大型家具展上，中国的一位参展商在展位上还同时展示烧烤及园林用具。即使有空地，也不能采取这样的做法，一是没有烧烤或园林方面的客户来参观采购，另一方面，公司形象也会一落千丈。
如果您在欧洲的某地参展，如德国的科隆，请别忘了享受您应该享受的免费服务，例如：凭展商证、门票、记者证等可免费乘坐科隆市的公交车辆（如公共汽车、轻轨、地铁、普快列车）；免费乘坐每半小时前往机场的班车；免费乘坐前往科隆大教堂的班车；凭记者证可在展览中心内免费乘坐新闻专车；参展商可免费将公司的宣传材料摆放在新闻中心；新闻记者可免费享受通讯、复印、图片服务；参展商可将自己在展会期间拟举办的活动通知新闻中心，新闻中心将展会期间所有活动汇总并散发给所有新闻界；登机手续：在展览中心的汉莎航空公司柜台可办理登机牌及行李托运；免费译员：展览中心可提供一小时之内的免费翻译。
展览会后一切才刚刚开始
葛友勤先生提醒刚刚在欧洲参加完展览的人士，展览会后别忘了要对预期目标的达到程度、市场信息的获取、发生费用、弱点失误、进行总结评估。同时与客户确认合同，实现您在展会上对客户的诺言，写信给感兴趣的厂商。如果有所收获，别忘了筹划下次参展，考虑到参展摊位紧张，您也可在展会快结束时预订，或是考虑参加其他展览会。
