如何制订与实施展会观众邀请计划
观众邀请工作的计划包括资料收集与整理的时间安排、不同形式邀请广告或函件的设计安排、发送邀请的时间、经费预算等内容。
控制成本 提前邀请
观众邀请工作一般需要与展览会展位销售工作同步，专业性展览会尤其如此。专业性展览会收集和整理专业观众的信息资料，工作量较大，需要较长时间，一般应配备人员专门负责。其中，信息录入电脑工作还须另行配备人手。
根据展览会的性质，在明确观众定位和邀请形式后，便可进行邀请广告或函件的设计工作。发送邀请的时间因展览会性质不同而有所区别。普通观众参观的展览会，一般在展览会开幕前30天之内发送邀请，或通过媒体发布展览会信息，或针对特定人群发送门票。媒体发布展览会信息的频次，向特定人群发送门票的规模，既要根据需要，也要考虑成本的负担。
专业观众参观的展览会，一般在展览会开幕前50-60天之内展开邀请工作。除通过媒体发布展览会信息外，向专业观众邮寄的邀请函集中于展览会开幕前20天左右时间发出，一般每隔一周发一次，需要发送两至三次。每次邮寄邀请函的内容应有所不同，如第一次可以是请柬式邀请函，第二次可以是告知展览会配套活动具体日程邀请函，第三次可以是附有展位平面图的邀请函。采用电子邮件方式邀请专业观众，一般需要安排三次以上的发送。其每次邀请内容与邮寄邀请内容相似。在邀请函的设计上应注意体现电子邮件的特点。电子邮件邀请函的主题一定要明确，以免被互联网的过滤软件误判为垃圾邮件。采用手机短讯方式邀请专业观众，多安排在展览会开幕前一周和展览会期间发送。一般需要安排三次以上的发送。手机短讯邀请的内容应简明，一般控制在70个字左右。每次短讯邀请的内容应有所侧重，邀请语言多为提示性质，旨在提醒专业观众及时参观展览会。展览会组织机构采用电子邮件或手机短讯方式邀请专业观众，应通过互联网建立或电讯网络建立群发的平台。
善用媒体 有的放矢
邀请普通观众参观展览会，主要是通过传媒发布展览会的信息，从而达到告知普通观众的目的。
除报纸、电台、电视台、网站等大众媒体外，通过展览会所在城市的其它媒体发布广告，如公共汽车车体、楼宇电视、户外路牌、建筑物户外广告牌等，也是告知普通观众的方式。还有通过发送展览会门票的方式传播信息的。
邀请普通观众的信息，主要是告知展览会的展品范围及特点、展览地点和时间等内容。发布信息的时间一般安排在展览会开幕前一周之内，甚至包括展出期间。一般而言，广告投入较多、发布信息较密集、广告和新闻宣传互相配合较好的展览会，对观众影响较大，邀请效果较好。
展览会邀请专业观众的途径有六：一是，通过媒体发布展览会信息;二是，通过电话邀请;三是，通过邮寄邀请函;四是，通过互联网发送邀请函;五是，通过手机发送邀请短讯;六是，通过参展客商邀请他们的用户。其中，电话、邮寄信函、手机短讯是主要途径。
邀请专业观众的媒体，主要是与展览会题材相关的专业媒体，即行业性或专业性的杂志、报纸或网站。目前，通过网站发布信息的展览会，呈明显上升趋势。通过媒体邀请专业观众的优点是：信息容量较大，信息存留时间长，可对展览会进行深度宣传，展览会信息和媒体信息可产生互动作用。在操作上，对选择的媒体及其发布内容、形式和时间等方面，均需早作策划，包括用展位和媒体互换广告的洽商。
电话邀请是最有效的形式。因可通过语言沟通，知道对方是否前来参观;即便对方不愿意来，也可了解原因。邮寄信函邀请专业观众，仍然是多数展览会采取的方式。其需要展览会组织机构掌握较为丰富的专业观众信息资源。其优点是较为正式和礼貌，令收信人印象深刻，但邮寄信函的费用较高
每年定期举办的展览会，需及时评估上届展览会邀请观众的效果，如认为存在问题，则应在新一接展览会发布信息时进行调整。网址:http://www.zhanlanku.com/news/show-3810.html
